Comment évaluer l'efficacité de vos réunions en 3 minutes
Par Marco Baron, président
Il suffit d'assister à quelques réunions de Conseil d'administration pour se faire une idée de leur efficacité. Voici quelques questions à se poser pour évaluer l'efficacité de vos réunions de CA.
La bonne durée : Comment assurez-vous la gestion du temps durant la réunion? Les points sont-ils minutés ou presque? Avez-vous convenu d'une durée maximum? Ou au contraire, certains administrateurs demandent-ils que la réunion finisse plus tôt que prévu, bafouant presque l'importance de bien suivre l'ordre du jour? La durée est-elle fonction de vos décisions et non pas de la durée des nombreux rapports? Nous croyons qu'en moyenne, une durée saine de réunion peut varier de deux à quatre heures. Parfois, des remises à l'ordre sont nécessaires.
Le niveau de cohésion : Est-ce l'harmonie entre les administrateurs durant vos réunions? (Sujet traité dans la chronique Comment évaluer la capacité de cohésion de vos administrateurs?)
La ponctualité : Le respect des autres commence par la ponctualité. Mais la ponctualité dépend de l'éducation que chacun a reçue. C'est presque culturel. Si une personne est plus créative pour trouver des excuses pour ses retards plutôt que pour trouver des moyens de mieux s'organiser, planifier ses déplacements et arriver avant l'heure dite, cela nuira à vos réunions et au travail d'équipe. La ponctualité fait-elle partie de votre culture et avez-vous convenu de l'importance de débuter à l'heure? Dans un monde rapide, ce point est très important pour attirer des bénévoles.
Le type de décision : Le type de décision est-il selon vous du ressort du Conseil? Les fins de cette décision sont-elles importantes pour l'avenir de l'organisation? La décision prise est-elle en cohérence avec les valeurs? Un Conseil d'administration n'est pas un comité de gestion. Il ne sert donc pas à gérer le quotidien.
Le niveau de participation et d'écoute : Est-ce que tous les participants écoutent et participent? Faites-vous une gestion responsable (y compris pour vous-même) de l'utilisation des portables, des cellulaires et des tablettes? Un administrateur absorbé par ses échanges électroniques personnels durant une réunion s'apparente à un administrateur qui s'absente pour une sieste.
Le niveau de franchise : Est-ce que la recherche de la vérité est essentielle à votre CA? Le manque de franchise et les intentions cachées de certains amènent souvent après les réunions des discussions de corridor plus néfastes que la franchise en pleine réunion.
La pertinence du rôle à jouer : Notre système est basé sur les 8 rôles du Conseil et teinte alors la raison d'être des réunions et de leur ordre du jour. Tenez-vous compte des principaux rôles du Conseil afin de rendre vos réunions efficaces?
Le choix du lieu et l'importance d'être ensemble : C'est la base. Faites-vous vos réunions dans un local silencieux, bien aéré, tempéré, propice aux échanges? Mais également la présence physique de tous est-elle privilégiée pour éviter des réunions à distance par vidéoconférence ou par téléphone?
Le bon contexte : Les réunions d'urgence ou extraordinaires ne devraient servir qu'à peu de sujets et aussi à éviter la création de « comités exécutifs ». Bien entendu, la taille du Conseil joue ici un rôle important dans le bon contexte. Avez-vous trop de réunions d'urgence? Ou est-ce possible, vu la taille du CA, d'en tenir une? Un trop grand CA nuit non seulement à la cohésion et à l'efficacité mais également à la flexibilité d'action en cas d'urgence.
La présidence qui préside : Sentez-vous que l'habileté de la personne qui anime joue beaucoup sur la performance des réunions? Assure-t-elle une bonne animation et un encadrement des droits de parole? Par exemple, le bâton de parole ou le bâton orateur selon la tradition des Premières Nations illustre bien le respect de ce droit pour éviter que le débat ne soit dominé par les plus volubiles. Même s'il faut d'abord se rappeler que c'est le CA lui-même qui dicte à la personne qui préside plusieurs facteurs de succès de ces réunions de gouvernance. Avez-vous des politiques de gouvernance en place à ce sujet?
Enfin, comme mentionné dans une autre chronique, la bonne documentation facilite la préparation des administrateurs et du président ou de la présidente. Car il est important de sentir que vous avez en main la bonne information pour être efficace. Bonnes réunions!
Pour en savoir davantage sur l'efficacité des Conseils d'administration, planifier une séance de formation rassembleuse, vous procurer un livre sur le sujet ou profiter de tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Marco Baron
MONCÉA SAINE GOUVERNANCE
Publication novembre 2018
