Il est dommage de voir que des organisations se disant pourtant crédibles ne dressent pas de budget annuel. En effet, certains organismes ne prennent pas le temps de produire un budget prévisionnel pour l’année qui vient. Et ce n’est pas une question de taille du financement. Certains OBNL, petits ou grands, négligent l’importance de faire l’exercice.
Pourtant, le budget (même le plus simple) est un outil essentiel et la base d’une saine gouvernance et d’une saine gestion. Selon les experts comptables, il est primordial que l’organisme ait un budget. Si toutefois il n’en a pas, il serait de mise d’entreprendre les démarches pour la tenue de livres, afin de prouver que l’équipe interne fait bien le travail d’administration. Comment savoir en un coup d’œil si le budget est bien fait ou non?
Contenu complet du budget : Votre budget est-il détaillé ou pas suffisamment? Lorsqu’il comporte vraiment peu de détails ou seulement quelques chiffres dans la colonne des revenus et dans celle des dépenses, on peut s’interroger sur son utilité. Parallèlement à cela, on suggère aussi que l’organisme se dote d’un budget événementiel, ce qui représente parfois une énorme part des dépenses, qui devra également être détaillé pour bien expliquer les dépenses et les rentrées d’argent. Tous ces détails doivent être présents au budget pour une autre bonne raison : s’assurer d’avoir pensé à tout. Il faut être certain qu’aucune dépense n’a été oubliée.
Responsabilité du budget annuel :Selon vous, la préparation relève-t-elle de la DG ou du CA? Nous sommes d’avis que le budget doit être fait par la direction générale et adopté par le Conseil, et non l’inverse. Bien entendu, le Conseil avisé donnera ses balises et ses intentions à la direction générale. Encore mieux, le Conseil qui procède à une démarche de planification stratégique offrira encore plus d’information sur ses orientations souhaitées. Ainsi, la personne à la direction générale aura en main les données nécessaires à la production de son plan d’action, des programmes et du budget requis pour leur réalisation.
Adoption par le conseil d’administration :La personne à la direction générale pourra ensuite présenter et déposer le budget au Conseil pour adoption. Est-ce que chaque année le budget est préparé et présenté au CA, pas simplement pour l’informer, mais pour qu’il puisse l’adopter? Je me souviens de mon premier budget. Plusieurs jours et soirs à plancher là-dessus. Je n’arrivais pas à satisfaire les critères du CA d’avoir un budget équilibré, les dépenses étant trop importantes. Nous avons donc dû exagérer à la hausse les prévisions de revenus d’activités. Cependant, tous se sont engagés à faire la promotion et des ventes, si bien que les revenus ont dépassé les dépenses à la fin de l’exercice. Comme quoi un budget même serré peut être rassembleur.
Équilibre budgétaire ou pas : Avez-vous prévu des surplus, un équilibre ou un budget déficitaire? Quelles sont les commandes de votre CA à ce chapitre? Avez-vous prévu des dépenses extraordinaires? Votre budget est-il adapté à votre réalité? Par exemple, est-ce que certaines activités (centres de profits) demandent une part importante des ressources et du budget? Si oui, pourquoi ne pas présenter un budget également et uniquement pour cette activité et ainsi alléger la présentation du budget principal?
Points chauds financiers à monitorer :Est-ce que les salaires représentent un point chaud? En définitive, il faut que les salaires soient justifiés, puisqu’ils représentent la dépense la plus importante. Aussi, dans le domaine de la philanthropie, les sources de revenus, les dons et les placements peuvent représenter des points chauds à regarder plus attentivement.
Comparatifs selon les prévisions budgétaires : À quoi comparez-vous votre budget? À celui des années précédentes? Il est important d’avoir le budget de l’exercice précédent afin de le comparer avec le courant. Il permettra ainsi d’évaluer, de modifier et d’ajuster les événements en conséquence. Vous pourrez aussi mettre davantage d’énergie sur ce qui rapporte à l’organisme. Il est suggéré également de faire des prévisions budgétaires réalistes des projets annuels. Par la suite, on produit des états financiers tous les trimestres afin de comparer la réalité avec ce qui avait été prévu. De cette façon, on évite de voir trop grand et on s’assure de demeurer sur la bonne voie.
Enfin, il est à noter que même si l’on doit autant que possible s’efforcer de soumettre au CA des sujets de gouvernance et non des sujets liés aux opérations, il est « acceptable » et presque inévitable d’aborder certaines questions touchant l’intendance durant la présentation du budget. Il faut cependant perdre rapidement cette tendance une fois le budget adopté et laisser la personne à la direction générale agir en toute légitimité par la suite. Bonne budgétisation!
Pour en savoir davantage sur des solutions novatrices et efficaces concernant les finances et la gouvernance d’un OSBL, planifier une séance de formation, vous procurer un livre sur le sujet (Malenfant,Roméo.Guide no 6 : La responsabilité financière des administrateurs) ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Marco Baron, consultant et formateur en Gouvernance Stratégique®
Tous droits réservés © Moncéa Saine Gouvernance
